מדדי החובה של הגיוס

מגייסים חייבים להתחיל לחיות מדידה. זו כבר לא יכולה להישאר "המועקה הזו שצריך לעשות איתה משהו". גיוס הוא תחום שבו זורמים המון נתונים ועם זאת, אנחנו מופתעים בכל פעם כשאנחנו שומעים כמה בסיסית המדידה והערך שמופק ממנה. אם יש לכם מערכות מרכזות ודוחות שמאפשרים לכם להסתכל על הנתונים בכל רגע נתון, אשרכם וטוב לכם. אם לא, פתחו אקסל, מנו חבר צוות והתחילו לנהל את המדידה. התובנות שתפיקו מהמדידה לא רק ישפרו את תהליך הגיוס וההצלחות שלכם, אלא גם יחסכו לכם כסף בהשקעת משאבים נכונה יותר ויעזרו לכם לבנות ביזנס קייס לפיתוח תשתיות וכלי הגיוס מול ההנהלה שלכם, שמדברת ומבינה בעיקר מספרים ונתונים.

אז איך מתחילים? Analytics in HR מציעים 17 מדדי חובה שאתם יכולים להתחיל למדוד בקלות מחר בבוקר (וגם אם תבחרו 10 ותתחילו איתם, זה יהיה ממש נהדר!).

1. זמן למילוי מישרה (Time to fillׂ): הזמן שלוקח למצוא ולאייש משרה, בדרך כלל נמדד במספר הימים בין פרסום משרה פתוחה ועד איושה. הזמן למילוי מושפע מהיבטים של היצע וביקוש לתפקיד מסויים בשוק העבודה, ויכול לעזור לאנשי הגיוס בקשר עם מנהלים מגייסים בהיבט של תכנון עסקי, על ידי מתן נקודת מבט ראלית לגבי הזמן שיקח לגייס מחליף לעובד שעוזב או למשרה חדשה.
2. זמן להיענות (Time to accept/Time to hireׂ): מייצג את מספר הימים בין הרגע שבו פונים למועמד והרגע שבו הוא מקבל את ההצעה. במילים אחרות, הוא מודד את הזמן שלוקח למועמד לזוז בתהליך הגיוס מהרגע שהגיש מועמדות ומספק אינדיקציה ברורה לאיכות התפקוד של צוות הגיוס.
3. מקור גיוס: המקור שמושך עובדים חדשים לארגון שלכם הוא אחד המדדים הכי פופלריים בגיוס ועוזר לעקוב אחרי יעילות של ערוצי גיוס שונים כמו: לוחות דרושים, אתר הקריירה של החברה, רשתות חברתיות, חברות השמה, חבר מביא חבר ועוד. נתונים שוטפים של מקורות גיוס עוזרים לכם להחליט איפה כדאי לכם להשקיע משאבים וגם לבצע שיפורים באחרים. את הנתונים הללו כדאי לכם להציג כשאתם רוצים להשקיע בבניית תשתיות: הקמה ופעילות פרואקטיבית בערוצים כמו אתר קריירה, רשתות חברתיות, רשת שגרירי מותג ועוד, יכולה לחסוך לכם כסף שאתם משלמים היום למשל להד האנטרים וחברות השמה ולהניב לכם יותר מועמדים.
4. שימור מועמד/עזיבה בשנה הראשונה: זהו מדד מפתח שמצביע על איכות הגיוס. מועמדים שעוזבים בשנה הראשונה שלהם לעבודה לא מספיקים להפוך לפרודוקטיביים ובדרך כלל עולים המון כסף לארגון. 'עזיבה מנוהלת' בשנה הראשונה – כזו שהופסקה על ידי המעסיק מעידה בדרך כלל על ביצועים לא טובים או על חוסר התאמה לצוות. עזיבה לא מנוהלת היא אינדיקציה לציפיות לא ראליות של המועמד שגורמות לו לעזוב. זה יכול לקרות בשל חוסר התאמה לתפקיד מסויים ו/או שנעשתה "מכירת יתר" של התפקיד או של הארגון בתהליך הגיוס. המדד הזה מדגיש את הקריטיות של שקיפות ואותנטיות בתהליך הגיוס. לכל ארגון יש יתרונות וגם חולשות, ושם המשחק הוא התאמה. אם מועמד עזב את הארגון, זה לא רק עולה לכם הון (עלויות גיוס, הכשרה, משכורת בשנה שעובד חדש עדיין לא פרודוקטיבי, עלויות עזיבה וגיוס מחדש), אלא גם פוגע במוניטין שלכם כמעסיק מכיון שלא שיקפתם את האמת.
5. איכות הגיוס: נמדד בדרך כלל בהערכת ביצועים שנותנת אינדיקציה לגבי ביצועי המועמד בשנה הראשונה. מועמדים שמקבלים דרוג גבוה מורים על גיוס מוצלח וההיפך עבור עובדים עם דרוג ביצועים נמוך. עלות של גיוס רע יכול לעלות לארגון עשרות אלפי שקלים על הוצאות ישירות ועקיפות (עוד על עלויות אלה במאמר של של AIHR). מדד איכות הגיוס מוביל גם למדד שיעור ההצלחה (success ratio) שלוקח את מספר המועמדים שביצועיהם טובים ומחלק אותם למספר המועמדים שהתקבלו. שיעור הצלחה גבוה משמעותו שרב המועמדים שהתקבלו הם גיוסים מוצלחים בעוד שנמוך מורה על שיפור של תהליך המיון. שילוב של מדד איכות הגיוס (5) עם מקור גיוס, מאפשר למדוד את איכות מקור הגיוס.

6. שביעות רצון מנהלים מגייסים: כשמנהל מרוצה מעובד חדש בצוות שלו, זו אינדיקציה נוספת לאיכות גיוס גבוהה והתאמה לתפקיד ולצוות.

7. שביעות רצון מועמד מהעבודה: זהו מדד מצויין לבחון האם ציפיות המועמד בתהליך הגיוס תואמות את המציאות. שביעות רצון נמוכה של עובד מהעבודה מצביעות על ניהול ציפיות לא אמיתי או תיאור תפקיד לא מדוייק. אלה הם דברים שאפשר לשפר בתהליך הגיוס על ידי הצגת היבטים חיוביים וגם שליליים של התפקיד והארגון למועמד הפוטנציאלי ויצירת תמונה ראליסטית.

8. כמות מועמדים למשרה: משקף את הפופולריות של המשרה. אנחנו לא צריכים לספר לכם שמספר מועמדים גדול עשוי להעיד על ביקוש גדול למשרות בתחום המסויים, אבל כן רוצים להסב את תשומת לבכם שהוא גם יכול להעיד על תיאור משרה רחב מדי. מיקוד של תיאור המשרה יכול להפחית את מספר קורות החיים שתקבלו אבל להשאיר את מספר המועמדים המתאימים.

9. אחוז קבלה (Selection ratio): מספר המועמדים שהתקבלו חלקי סך כל המועמדים. הוא מספק מידע לגבי הערך של כלי ההערכה השונים בתהליך הגיוס. כשיש הרבה מועמדים, היחס מתקרב לאפס.

10. עלות לאיוש: סך כל העלויות שמושקעות בגיוס חלקי מספר הגיוסים. המדד הזה כולל חישוב של עלויות פנימיות (שכר מגייסים, זמן מנהלים מגייסים, הכשרת עובדים חדשים ועוד) וחיצוניות (פרסום, קידום, חברות השמה, ועוד). על ידי כימות שלהן, אתם יכולים לחשב את עלות הגיוס הכוללת בארגון שלכם.

11. חוויית מועמד: ארגונים מכירים מקרוב את מדדי שביעות הרצון של לקוחות והיום, אותם מדדים מיושמים גם בגיוס. חווית מועמד היא הדרך שבה מחפשי עבודה תופסים את תהליך הגיוס של המעסיק. מחקרים מורים שגם מועמדים שבסופו של דבר לא התקבלו, יכולים להפוך לשגרירים שלכם במידה ועברו חוויה טובה ומכבדת. חווית מועמד נמדדת פעמים רבות בסקר שמשתמש בין השאר במדד (NPS-Net Promotor Score). המדד הזה עוזר לכם לאתר מרכיבי מפתח שתוכלו לשפר בחוויה של המועמדים שלכם.

12. אחוז הענות להצעה: משווה את מספר המועמדים שקיבלו את הצעת עבודה למספר המועמדים שנענו לה. אחוז נמוך עשוי להעיד על בעיות תגמול. כשיש בעיית תגמול במשרות מסויימות, אפשר לדון בשכר בשלב מוקדם בתהליך הגיוס כדי לחסוך משאבים ומאמצים של הארגון וגם של המועמד ולצמצם את כמות הסירובים.

13. אחוז משרות פתוחות: אחוז המשרות הפתוחות מושווה לסך כל מספר המשרות אליהן ניתן להגיש מועמדות במחלקה או בארגון. אחוז גבוה של משרות פתוחות יכול להעיד על ביקוש גבוה (למשל בשל צמיחה מהירה) או היצע נמוך בשוק העבודה.

14. אחוז נטישה בהגשת מועמדות: מדד זה מעניין לארגונים עם מערכות גיוס שדורשות ממועמדים להזין פרטים רבים ואפילו את כל פרטי קורות החיים שלהם למערכת (ולא רק לצרף קובץ קורות חיים) כדי להגיש מועמדות למשרה. אחוז הנטישה בתהליך כזה מעיד על בעיה בתהליך כמו ממשק לא ידידותי, חוסר התאמה בדפדפן של המערכת ושל המשתמשים.

15. יעילות משפך הגיוס: משפך הגיוס מתחיל בסורסינג ומסתיים בחוזה חתום. מדידת השלבים השונים של המשפך מספקת תובנות על כל שלב ועל התהליך כולו, בהתייחס לקהלי יעד שונים. משפך הגיוס השתנה משמעותית בשנים האחרונות בעקבות התפתחות מערכות משאבי אנוש. למשל: הצעדים הראשונים במשפך בדרך כלל אוטומטיים: מערכות מסייעות בסינון קורות חיים ובאיתור ההתאמה הטובה ביותר ויש חברות שגם מאפשרות הגשת מועמדות וראיונות ראשוניים מוקלטים, מה שמסייע בסינון משמעותי כבר בשלבים הראשונים של המשפך.

16. יעילות ערוצי סורסינג: עוזר למדוד הההמרות לפי סוג ערוץ. אפשר למדוד את יעילות הערוצים השונים באמצעות השוואת אחוז המועמדויות עם אחוז פעילות  (impressions)למשרה. דרך קלה לעשות זאת היא באמצעות גוגל אנליטיקס כדי לאתר מאיפה הגיעו אנשים שהגישו מועמדות. תוכלו לגלות למשל שאנשים שמגיעים מפייסבוק מגישים מועמדות בעוד אלה שמגיעים מלינקדאין לא. מידע כזה ישלח אתכם לבדוק מה יכולות להיות הסיבות (למשל סוג תוכן, קהלי יעד מסויימים שמגיעים לרשת מסויימת ועוד).

17. עלות מקור סורסינג: במדידת יעילות מקורות הסורסינג שלכם חשוב לשקלל את העלויות שאתם משקיעים בהם, כמו עלות השימוש בערוץ, פרסום, קידום ועוד. הוא נמדד על ידי חלוקה של העלות שהשקעתם בערוץ, בכמות המועמדים שהגישו מועמדות באמצעותה. לעיתים תחליטו שנוכחות בערוץ מסויים ובניית מוניטין חשובים לא פחות, אך תעשו זאת בעיניים פקוחות בנוגע ליעילותו של הערוץ.

למאמר של אריק ואן וולפן AIHR